Privacy beleid

Dit Wereldwijde Gegevens Privacybeleid (“Wereldwijde Privacybeleid” of dit “Beleid”) vertegenwoordigt de minimumnormen die Financière Amuse BidCo en zijn dochterondernemingen, waaronder ASMODEE GROUP (“Asmodee Group”, “wij”, “ons”) hebben ingesteld met betrekking tot gegevensprivacy. Hiermee willen we ervoor zorgen dat we Persoonsgegevens niet alleen op een eerlijke, transparante en veilige manier verzamelen, maar ook gebruiken, bewaren en openbaar maken.

Het sluit aan bij (en overtreft in sommige gevallen) de belangrijkste vereisten van toepasselijke wet- en regelgeving. Dit Beleid is ook in overeenstemming met andere specifieke beleidslijnen van Asmodee Group met betrekking tot het Verzamelen en het gebruiken van informatie van Persoonsgegevens die door elke entiteit van de Asmodee Group worden geïmplementeerd om de specifieke doeleinden van de Verwerking van Persoonsgegevens te dekken die nodig zijn voor de dagelijkse werkzaamheden (bijv. cookiebeleid, specifiek lokaal beleid zoals het privacybeleid van medewerkers).

Dit Beleid erkent dat bepaalde, aan de Asmodee Group gelieerde ondernemingen zijn gevestigd in landen met verschillende juridische en culturele benaderingen van privacy- en gegevensbescherming. Dit Wereldwijde Privacybeleid kan dus worden aangevuld met andere beleidslijnen en procedures in bepaalde geografische regio’s (indien van toepassing) om te voldoen aan de toepasselijke wetten en lokale culturele normen.

Als er een conflict is tussen dit Wereldwijde Privacybeleid en het lokale toepasselijke privacybeleid en/of de toepasselijke lokale wetgeving (indien relevant), of als de bepalingen van dit Wereldwijde Privacybeleid niet toepasbaar zijn, dan moeten het lokale toepasselijke beleid en de lokale wetgeving prevaleren.

Voor uw gemak worden in sectie 2 van dit Wereldwijde Privacybeleid enkele nuttige definities gegeven voor uw referentie.

1. Wat is de omvang van dit Wereldwijde Privacybeleid?

2. Definities

Asmodee Group betekent het bedrijf Financière Amuse BidCo (RCS Versailles 815 143 904) en de verschillende aan Financière Amuse BidCo gelieerde ondernemingen die deel uitmaken van de Asmodee-groep.

Met Gelieerde Onderneming wordt elke onderneming of andere entiteit bedoeld die direct of indirect zeggenschap heeft over, of onder zeggenschap staat van, of gezamenlijke zeggenschap heeft (samen) met Financière Amuse BidCo.

“Zeggenschap” over een entiteit betekent het bezit, direct of indirect, van de macht om het management of het beleid van een dergelijke entiteit te leiden of te sturen, hetzij door het bezit van de zekerheid van stemrecht door contract of op een andere manier.

Derde partij betekent een derde partij of zakenpartner die van Asmodee Group Persoonsgegevens ontvangt, of aan wie anderszins Persoonsgegevens zijn toevertrouwd namens Asmodee Group, bijvoorbeeld leveranciers, aannemers, onderaannemers en andere dienstverleners.

Betrokkene betekent een geïdentificeerde of identificeerbare persoon wiens Persoonsgegevens worden verwerkt door Asmodee Group.

Geïnformeerde Toestemming betekent elke vrijelijk gegeven specifieke en geïnformeerde indicatie dat de betrokkene instemt met de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens .

Persoonsgegevens betekent alle informatie waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name door verwijzing naar een identificatienummer of naar één of meer factoren die specifiek zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit. Gegevens worden als persoonlijk beschouwd wanneer het iemand in staat stelt om informatie aan een specifieke persoon te koppelen, zelfs als de persoon of entiteit die die gegevens bezit, die link zelf niet kan maken.

Gevoelige Gegevens (of Speciale Categorie van Gegevens waaronder gegevens die raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond onthullen, en de Verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijke persoon, gegevens over gezondheid of gegevens over het seksleven of seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon) en Persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en misdrijven zijn een subgroep van Persoonsgegevens die vanwege hun aard door de wet of door een toepasselijk beleid zijn geclassificeerd als speciale data die aanvullende privacy- en beveiligingsmaatregelen verdienen.

Verwerking/verwerking betekent elke bewerking of reeks bewerkingen die wordt uitgevoerd op Persoonsgegevens, al dan niet met automatische middelen, inclusief, maar niet beperkt tot, verzamelen, opname, organisatie, opslag, toegang, aanpassing, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, openbaar maken, verspreiden, beschikbaar stellen, uitlijnen, combineren, blokkeren, verwijderen, wissen of vernietigen (en het verwerken zal dienovereenkomstig worden geïnterpreteerd).

3. Hoe zorgen we voor de rechtmatigheid, eerlijkheid en transparantie van onze Verwerking van Persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van juridische gronden met de geïnformeerde kennis van de Betrokkenen

1. We zullen alleen Persoonsgegevens gebruiken:

• indien nodig om een contract met de Betrokkenen uit te voeren (bijv. onze medewerkers, aannemers, klanten, leveranciers etc.); of
• indien vereist om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of
• wanneer we een legitieme zakelijke behoefte of een legitieme zakelijke reden hebben om Persoonsgegevens te gebruiken als onderdeel van onze zakelijke activiteiten (bijv. bij het uitvoeren van een Verwerking om onze klanten beter te leren kennen); of
• waar we de Geïnformeerde Toestemming van de Betrokkene hebben wanneer dit specifiek vereist is. Bijvoorbeeld wanneer de wet erom vraagt (zoals bij het verzenden van marketinginformatie via elektronische communicatiemiddelen) of door het toepasselijke beleid, moet de Gelieerde Onderneming van de Asmodee Group mogelijk toestemming van de Betrokkenen verkrijgen om hun Persoonsgegevens te verzamelen, te gebruiken, te bewaren en openbaar te maken. Dit kan ook het geval zijn als er geen andere geldige gronden, zoals hierboven beschreven, van toepassing zijn en voor zover het is toegestaan onder de toepasselijke wetgeving.

1. We vinden het belangrijk om de privacyrisico’s goed in te schatten voordat we Persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren of vrijgeven, zoals in een nieuw systeem of als onderdeel van een project.
   Asmodee Group zal Persoonsgegevens alleen verwerken op de manieren zoals die beschreven zijn in zijn specifieke privacyverklaringen of in zijn privacybeleid en in overeenstemming met elke Geïnformeerde Toestemming die we mogelijk hebben verkregen van de Betrokkene.
2. Asmodee Group zal geen profileringsactiviteiten uitvoeren op basis van geautomatiseerde besluitvorming, tenzij het wettelijk gebaseerd is op een vereiste van de toepasselijke wetgeving, de uitvoering van een contract of de toestemming van de Betrokkene en op voorwaarde dat passende waarborgen worden geïmplementeerd om de rechten van de Betrokkenen te beschermen.
3. We gebruiken cookietechnologie op onze websites om ons in staat te stellen de functionaliteit van onze websites te evalueren en te verbeteren. We kunnen cookies ook gebruiken voor reclame- of analysedoeleinden, onder voorbehoud van uw toestemming en afhankelijk van uw keuze om onze cookies wel of niet te accepteren voor onze cookie control tools. Voor meer informatie over hoe ASMODEE GROUP cookies gebruikt, lees het online cookiebeleid op al hun internetsites.
4. Waar wettelijk vereist, zullen we ervoor zorgen dat de Betrokkenen relevante informatie krijgen over de Verwerking van hun Persoonsgegevens, tenzij het onmogelijk is om dergelijke informatie te verstrekken of als het onevenredige inspanningen vereist om dergelijke informatie te geven.
   Dergelijke informatie omvat met name de doeleinden van de gegevensverwerking, de soorten gegevens die worden verzameld (als de gegevens niet rechtstreeks van de Betrokkene zijn verkregen), de categorieën ontvangers, de lijst met rechten die door de Betrokkenen kunnen worden uitgeoefend, de gevolgen van het uitblijven van een antwoord, de voorwaarden voor de doorgifte van Persoonsgegevens buiten de EU
   (indien van toepassing), en het mechanisme dat wordt gebruikt om de gegevens te beschermen in geval van een doorgifte, enz. Aan deze vereiste kan worden voldaan door een privacyverklaring aan Betrokkenen af te geven op het punt waar Persoonsgegevens oorspronkelijk over hen zijn verzameld. Privacyverklaringen worden opgesteld in een taal die Betrokkenen een duidelijk begrip geeft van hoe hun Persoonsgegevens zullen worden gebruikt.

4. Hoe verwerken we Persoonsgegevens voor specifieke en legitieme doeleinden en controleren we of Persoonsgegevens geminimaliseerd en nauwkeurig zijn?

Persoonsgegevens worden alleen verzameld en verwerkt voor legitieme doeleinden, in overeenstemming met het minimalisatieprincipe van Persoonsgegevens en het waarborgen van de nauwkeurigheid van de verwerkte Persoonsgegevens.

5. Welke Beveiligings- en vertrouwelijkheidsmaatregelen worden genomen? 

Aangezien Werknemers, klanten, leveranciers, consumenten en zakenpartners hun vertrouwen stellen in Asmodee Group wanneer ze ons hun Persoonsgegevens verstrekken, zorgt Asmodee Group voor de veiligheid en vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens die het verwerkt.

1. We beschermen alle Persoonsgegevens die worden verzameld, gebruikt, bewaard en bekendgemaakt om onze zakelijke activiteiten te ondersteunen door het relevante gebruiksbeleid, technische en organisatorische beleid, normen en processen te volgen.  
2. De voor de industrie geldende standaard technische en organisatorische maatregelen worden geïmplementeerd om onbedoelde of onwettige vernietiging of verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang of enige andere onwettige of ongeautoriseerde vorm van Verwerking te voorkomen. 
3. Asmodee Group streeft ernaar om redelijke, passende maatregelen te nemen op basis van Ingebouwde Privacy en Standaardprivacy (zoals hierna gedefinieerd) om de nodige waarborgen te implementeren bij het verwerken van Persoonsgegevens. Asmodee Group zal dus in de vroegste stadia van het ontwerp van de verwerkingen technische en organisatorische maatregelen implementeren. Dit gebeurt op een manier die de privacy en gegevensbeschermingsprincipes van meet af aan waarborgt (“Ingebouwde Privacy”). 
4. Asmodee Group dient er standaard voor te zorgen dat Persoonsgegevens met privacybescherming worden verwerkt (bijvoorbeeld alleen de benodigde gegevens verwerken, korte bewaartermijn, beperkte toegankelijkheid) zodat Persoonsgegevens niet standaard toegankelijk worden gemaakt voor een onbepaald aantal personen (“Standaardprivacy”).
5. Wanneer een Verwerking van Persoonsgegevens waarschijnlijk zal resulteren in een hoog risico voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen, zullen we voorafgaand aan de implementatie een privacyeffectbeoordeling uitvoeren.
6. Geen inbreuk op de privacy is te klein om in te grijpen. We zullen alle claims met betrekking tot een schending van dit Wereldwijde Privacybeleid of toepasselijke gegevensbeschermingswetten, potentieel of feitelijk, onderzoeken die onder onze aandacht worden gebracht of waarvan we op de hoogte zijn, en zullen alle redelijke maatregelen nemen om de impact ervan te beperken.

6. Hoe lang bewaren we uw Persoonsgegevens?

Elke persoon die voor Asmodee Group Persoonsgegevens verwerkt, zal deze slechts zo lang bewaren als nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt (en andere compatibele doeleinden). Hier kan onder vallen:

• om zich voor te bereiden op een zakelijke activiteit of om er één te ondersteunen; of
• om te voldoen aan een wettelijke of regelgevende vereiste en om te voldoen aan de toepasselijke verjaringseisen;
• ter verdediging tegen juridische of contractuele acties (in welk geval de Persoonsgegevens kunnen worden bewaard tot het einde van de overeenkomstige verjaringstermijn of in overeenstemming met enig toepasselijk bewaarbeleid voor rechtszaken).

Persoonsgegevens worden bewaard en vernietigd op een manier die in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving en in overeenstemming met het toepasselijke bewaarbeleid van de Asmodee Group.

7. Wat zijn uw rechten als Betrokkene?

We staan open voor vragen of verzoeken van Betrokkenen in verband met hun Persoonsgegevens en indien wettelijk vereist, bieden we Betrokkenen de mogelijkheid om hun Persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te beperken en te wissen zoals bepaald door de toepasselijke wetgeving. We staan hen ook toe om zich te verzetten tegen de Verwerking van hun Persoonsgegevens en om hun recht op overdraagbaarheid uit te oefenen.

1. Toegangsrecht: we zullen toegang verlenen tot alle Persoonsgegevens met betrekking tot een Betrokkene zoals vereist door de wet, voor de doeleinden van de Verwerking, categorieën van verwerkte gegevens, categorieën van ontvangers, bewaartermijn voor gegevens, de rechten om de gegevens (waartoe toegang wordt verkregen) te corrigeren, verwijderen of beperken, indien van toepassing, enz.
2. Recht op overdraagbaarheid: we kunnen ook een kopie verstrekken van alle Persoonsgegevens die we in onze administratie bewaren in een formaat dat compatibel en gestructureerd is om de uitoefening van het recht op gegevensportabiliteit mogelijk te maken voor zover dit relevant is onder de wet die van toepassing is.
3. Recht op rectificatie : Betrokkenen kunnen het verzoek indienen om informatie die onvolledig, verouderd of onnauwkeurig is te corrigeren, wijzigen of te verwijderen.
4. Recht op verwijdering: Betrokkenen kunnen verzoeken om hun Persoonsgegevens te (laten) verwijderen (i) als dergelijke Persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel van de gegevensverwerking, (ii) als de Betrokkene zijn/haar toestemming voor de gegevensverwerking die gebaseerd is op deze toestemming heeft ingetrokken, (iii) als de Betrokkene bezwaar heeft gemaakt tegen de gegevensverwerking, (iv) als de Verwerking van Persoonsgegevens onwettig is, (v) als de Persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die van toepassing is op Asmodee Group. Asmodee Group zal redelijke stappen ondernemen om de andere entiteiten van de Asmodee Group op de hoogte te brengen van een dergelijke verwijdering.
5. Recht op beperking: (i) in het geval dat de juistheid van de Persoonsgegevens wordt betwist, wordt Asmodee Group in staat gesteld deze juistheid te controleren, (ii) als de Betrokkene de Persoonsgegevens wil beperken in plaats van verwijderen ondanks het feit dat de Verwerking onwettig is, (iii) indien de Betrokkene wenst dat Asmodee Group de Persoonsgegevens bewaart omdat hij/zij deze nodig heeft voor zijn/haar verdediging in het kader van juridische claims (iv) indien de Betrokkene bezwaar heeft gemaakt tegen de Verwerking, maar Asmodee Group verificatie uitvoert om te controleren of er legitieme gronden zijn voor een dergelijke Verwerking die de eigen rechten van de Betrokkene kunnen overschrijven.
6. Recht om zijn/haar toestemming in te trekken: wanneer de Verwerking van Persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming van Betrokkene, kan Betrokkene deze toestemming op elk moment intrekken zonder de rechtmatigheid van de Verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking ervan te beïnvloeden.
7. Recht van bezwaar: Betrokkene kan ook te allen tijde bezwaar maken tegen de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens:

• wanneer het gebruikt wordt voor marketingdoeleinden of marketingprofilering om gerichte advertenties te verzenden, of bezwaar te maken tegen het delen van zijn/haar Persoonsgegevens met derden of binnen de Asmodee Group, of
• wanneer de Verwerking is gebaseerd op het legitieme belang van Asmodee Group, tenzij Asmodee Group overtuigende legitieme gronden voor de Verwerking aantoont die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de Betrokkene of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Om deze rechten uit te oefenen, vult u het formulier in en stuurt u het naar het adres vermeld in het formulier.
Betrokkene heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit

8. Wanneer en hoe geven we uw Persoonsgegevens door aan derden?

Persoonsgegevens worden alleen buiten Asmodee Group bekendgemaakt als er een overkoepelende juridische rechtvaardiging is om dit te doen.

• Openbaarmaking vindt plaats op een strikt beperkte ‘need to know’-basis wanneer er een duidelijke rechtvaardiging is voor het overdragen van Persoonsgegevens – hetzij omdat de Betrokkene heeft ingestemd met de doorgifte of omdat openbaarmaking vereist is om een contract uit te voeren waarbij de Betrokkene een partij is, of voor een legitiem doel dat geen inbreuk maakt op de grondrechten van de Betrokkene, inclusief het recht op privacy (bijv. delen in de context van een fusie- en overnameproces enz.). In elk geval zal de Betrokkene zich ervan bewust zijn dat de openbaarmaking waarschijnlijk zal plaatsvinden. Er zal ook van de ontvanger worden gevraagd dat zij de Persoonsgegevens alleen voor legitieme/geautoriseerde doeleinden zullen gebruiken en veilig zullen bewaren.

• Als een bepaalde openbaarmaking is vereist om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld aan een overheidsinstantie of politie/veiligheidsdienst) of in verband met gerechtelijke procedures, dan kunnen de Persoonsgegevens over het algemeen worden verstrekt zolang de openbaarmaking beperkt blijft tot dat wat wettelijk vereist is en, indien wettelijk toegestaan, de Betrokkene op de hoogte is gebracht van de situatie (d.w.z. de Betrokkene is op de hoogte gebracht van de mogelijkheid van een dergelijke gebeurtenis in een Geïnformeerde Toestemming of wordt op de hoogte gebracht op het moment van het verzoek om openbaarmaking).

9. Hoe wordt internationale doorgifte van Persoonsgegevens uit de EU beschermd?

Persoonsgegevens die afkomstig zijn van die Asmodee Group-entiteiten die actief zijn binnen de EU zullen niet buiten de EU worden overgedragen aan een derde land dat geen passend beschermingsniveau garandeert, tenzij passende waarborgen worden geïmplementeerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

• Internationale overdracht van Persoonsgegevens is een zeer gevoelig onderwerp en wordt serieus genomen voordat Persoonsgegevens worden overgedragen van het EER (Europese Economische Ruimte of ‘EER’)-land van herkomst naar een ander niet-EER-land, ongeacht of een dergelijke overdracht gebeurt voor technische doeleinden (opslag, hosting, technische ondersteuning, onderhoud enz.) of de belangrijkste doeleinden (Human Resources management, beheer van klantendatabases, enz.).
• We voeren nooit internationale overdrachten van Persoonsgegevens uit van een EER-land naar een ander niet-EER-land zonder ervoor te zorgen dat er geschikte overdrachtsmechanismen zijn zoals vereist door de toepasselijke gegevensbeschermingswetten. Op die manier waarborgen we een adequate bescherming van de gegevens bij overdracht (bijv. adequaatheidsbesluit, ondertekening van modelclausules van de Europese Commissie indien van toepassing, enz.). In sommige gevallen moeten we mogelijk ook de relevante privacyregelgever op de hoogte stellen of vooraf goedkeuring krijgen voordat de overdracht plaatsvindt.

10. Hoe gaan we om met klachten?

1. Asmodee Group vindt het erg belangrijk om de legitieme privacykwesties van zijn personeel, klanten en andere contacten op te lossen. Als een personeelslid van mening is dat hij/zij iets heeft gedaan dat in strijd is met dit Wereldwijde Privacybeleid, moet hij/zij contact opnemen met de juridische afdeling van Asmodee Holding, aangesloten bij Financière Amuse BidCo, op het volgende adres: privacy-holding@asmodee.com en de kwestie melden.
2. Betrokkenen worden geïnformeerd dat ze een klacht kunnen indienen over privacyproblemen door een e-mail te schrijven naar de Juridische Afdeling van Asmodee Holding op het volgende adres: privacy-holding@asmodee.com en dat ze een klacht kunnen indienen bij een toezichthoudende autoriteit. Dit zal in het bijzonder uitdrukkelijk worden gespecificeerd in de privacyverklaringen die worden gecommuniceerd aan de Betrokkenen en/of die voor hen toegankelijk zijn.
3. Als een persoon die onder dit Wereldwijde Privacybeleid valt een klacht indient over de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens of die van iemand anders en deze klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost via deze interne procedure, dan zal Asmodee Group met de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten samenwerken en het advies van dergelijke autoriteiten naleven om eventuele openstaande klachten op te lossen.
4. In het geval dat de Functionaris voor Gegevensbescherming of de gegevensbeschermingsautoriteiten vaststellen dat Asmodee Group of één of meer van haar personeelsleden zich niet hebben gehouden aan dit Wereldwijde Privacybeleid of de wetten inzake gegevensbescherming, zal Asmodee Group op aanbeveling van de autoriteiten of de Functionaris voor Gegevensbescherming passende maatregelen nemen om eventuele nadelige effecten aan te pakken en toekomstige naleving te bevorderen.

11. Update van dit Wereldwijde Privacybeleid

Aangezien ons bedrijf en de regelgeving regelmatig veranderen, kan dit Wereldwijde Privacybeleid dat ook doen. U wordt daarom hierbij uitgenodigd om het regelmatig te raadplegen.
Dit Wereldwijde Privacybeleid werd geïmplementeerd op 16 juli 2020 en is vanaf deze datum van kracht.

Formulier Verzoek van Betrokkene

---